Google Apps para tu Negocio: Lo Bueno, lo Malo y lo Feo

Introducción

En caso de que aún no te hayas dado cuenta, ya no es el mundo de Bill Gates. Por supuesto, Microsoft sigue siendo el proveedor dominante de software de oficina, con 450 millones de usuarios utilizando sus herramientas, según datos de la propia empresa. Pero su rival en Mountain View - California, "Google", ha cambiado el paradigma de Microsoft en los productos de software de oficina. Más de 2 millones de empresas y 25 millones de usuarios ahora manejan su correo electrónico, documentos y otras tareas de oficina basados en la suite web de Google, Google Apps.

Y por una buena razón.

Las herramientas de Google basadas en la nube, ofrecen beneficios de productividad a las oficinas, incluso para las empresas más pequeñas: Básicamente todo lo que haces en el trabajo ya está disponible en cualquier lugar y momento; desde cualquier conexión a Internet. Mejor aún, todo es gratuito para la versión estándar o $50 USD por año por usuario para la versión Premier, el cual incluye un basto almacenamiento y un acuerdo de nivel de servicio del 99.9% de disponibilidad.

Para Google esto es sólo el comienzo. En abril, la compañía modificó Google Apps, cambiando radicalmente la interfaz de usuario y actualizó el código del núcleo del software. El nuevo Apps soporta el desarrollo de aplicaciones por terceros en el Google Apps Marketplace.

Si tu empresa no cuenta con una buena conexión a internet, es mejor que trabajes con procesadores de texto tradicionales, como Microsoft Word u OpenOffice. Pero si utilizas Internet comúnmente y piensas que tu empresa no tiene razón de utilizar Google Apps, estás cometiendo un error.

A continuación te presentamos algunas de las herramientas de Google que puedes utilizar en tu empresa:

Google Apps Gmail

Lo Bueno: Indispensable para las pequeñas empresas. Google utiliza enlaces personalizados (URL’s) para acceder a sus herramientas lo cual es una ventaja, ya que el acceso puede ser desde cualquier navegador o dispositivo móvil. Por ejemplo, es muy sencillo convertir tu ipod touch en una herramienta de trabajo con el correo electrónico. Además el espacio de almacenamiento que tiene cada usuario de Google Apps es más que suficiente con sus 25GB por cuenta.

Los empleados tienen completo acceso remoto, y el sistema les obliga a iniciar sesión para hacer su trabajo.

Las conversaciones de Gmail son "lo mejor", a diferencia de la mayoría de clientes de correo electrónico, lo que significa que correos similares están agrupados por líneas de asunto llamados hilos de conversación, por lo que es más sencillo realizar un seguimiento y enfatiza la colaboración.

Lo Malo: La manera de administrar los correos para algunos, sobre todo los más neófitos, puede resultar confusa y hasta cierto punto innecesaria. Muchos empleados se confunden al momento de identificar si están conectados a su cuenta de correos personal (Gmail) o a la de trabajo (Google Apps, cuando no se ha personalizado la interfase). También prepárate para ser bombardeado por el contenido de publicidad si estas utilizando la versión gratuita. Los anuncios son el negocio principal de Google así que puedes encontrarlos con mucha frecuencia. Aunque la buena noticia es que la versión Premier no hay anuncios.

En Conclusión: Es enorme la capacidad de productividad que tiene Gmail, si aun no tienes cuenta con Gmail ya sea por trabajo o por hobbie algunos te considerarán un novato.

Google Apps Calendar

Lo Bueno: Las aplicaciones en el calendario se basan en una plataforma común, en la que puedes programar en tiempo real citas y eventos en tu negocio. Permite a las asistentes programar las citas de los ejecutivos desde una ubicación remota. También permite que tus clientes puedan actualizar las reuniones. Es una herramienta muy importante cuando se trata de eventos para grupos, genera invitaciones por correo electrónico en los cuales tendrás un botón para responderlas. Cuando los usuarios indican que van a asistir a un evento, Google Calendar los agrega automáticamente a la reunión. También te permite combinar los calendarios de los demás con el tuyo, con el fin de administrar el tiempo de todo tu equipo.

Lo Malo: Al igual que Gmail, Google Calendar puede ser confuso y complejo, su configuración puede ser un trabajo malicioso. Puedes esperar para implementar otro project management como Smartsheet o LiquidPlanner para hacer realidad la planificación del trabajo. Además, la gestión de permisos y la privacidad ha sido difícil en test. Y, por supuesto, que diferentes personas manejan sus horarios de diferentes maneras. Ten cuidado: La integración con Outlook no es la mejor.

En conclusión: No existe en el mercado otra herramienta como Google Apps Calendar. Las funciones de programación que contiene Google Apps Calendar, son una herramienta imprescindible para las pequeñas empresas.

Google Docs

Lo Bueno: Google Docs ha ganado más en la reciente reconstrucción de Google Apps, la cual ha resuelto la mayoría de los problemas relacionados con la conectividad y colaboración. La creación de contenido offline funciona. Sus características de procesamiento de palabras en colaboración, las cuales permiten a múltiples usuarios hacer revisiones simultáneamente son una revelación para cualquier equipo creativo que se mueva rápidamente. De repente crear una propuesta o una presentación es una tarea casi sin peso. La retroalimentación del grupo basada en Chat en tiempo real y comentarios dentro del documento están a la mano; los cambios son guardados automáticamente y de forma periódica. Nunca volverás a ver la escritura o la edición de la misma forma.

Lo Malo: Así como es de innovador, Google Docs no reemplazará a Microsoft Word u OpenOffice cuando se trate de producir documentos rápidamente con una apariencia profesional. Más problemático, la conectividad puede ser aún una cuestión a considerar, o te puede dar miedo cuando Docs se congele en medio de un proceso de guardado del documento. Olvida el uso de las características Adjuntar al Correo y Publicar en Web, ambas pueden ser inestables.

En conclusión: Docs es lo máximo, es simplemente la mejor herramienta de colaboración en el mercado y además su precio es imbatible.

Google AdWords

Lo Bueno: Aunque técnicamente no es parte de Google Apps, AdWords es una parte integral y básica de la estrategia de marketing de cualquier empresa en crecimiento. Las empresas deberán indicar palabras que distinguen los servicios que ofrecen y se les podrá dar seguimiento a las páginas de destino de cada campaña.

Lo malo: No gastes más de $100.00 USD al mes sin la ayuda de un profesional en Google Adwords, o tu dinero no te dará los resultados esperados. AdWords es mucho más complicado de lo que parece. Además, los competidores, tales como Facebook y Twitter están ganándoles terreno a los líderes del mercado de anuncios online. Así que este mercado está cambiando rápidamente. Si lo usas, te sugerimos asesorarte con algún profesional.

En conclusión:AdWords puede trabajar muy bien, pero ten cuidado de no gastar dinero de más.

Google Pack

Google Pack es una suite de herramientas que Google pone a disposición de los usuarios y medianas empresas, mediante la descarga de un programa que permite obtener varias herramientas gratuitas para el usuario.

Esta Suite contiene:

• Navegador web Google Chrome

• Google Apps

• Avast! Antivirus gratuito

• Picasa

• Mozilla Firefox con la barra Google

• RealPlayer

• Google Earth

• Barra Google para Internet Explorer

• Google Desktop

• Adobe Reader

• Skype

Lo malo: Esta es una forma de promoción clara para Google. Pero es una herramienta muy útil que da productividad con tan solo unos clics.

Lo bueno: Forma fácil y eficiente de instalar, es una excelente manera de familiarizarte rápidamente con el ambiente de Google.

Google Presentations

Lo Bueno: Debido a que las presentaciones están almacenadas en la nube, estas pueden ser actualizadas camino al trabajo, y es genial para encontrar datos en tiempo real. Es relativamente fácil de utilizar, el insertar imágenes o vídeos es muy sencillo, la colaboración es muy buena, puedes poner comentarios, compartir la presentación con quien quieras, incluso incrustarla en tu sitio web de una manera muy cómoda.

Lo Malo: Las presentaciones de Google no tienen las mismas características que PowerPoint, las características de diseño son limitadas, si bien se puede subir presentaciones de PowerPoint, la transcripción la hace no del todo exacta. El trabajar con presentaciones en la web con diversos exploradores puede provocar imprevistos.

En conclusión: PowerPoint 2010 no tiene nada de qué preocuparse por el momento.

Google Sites

Lo Bueno: Google Sites es una herramienta de desarrollo web, útil para cualquier persona que lucha con la construcción de sitios web internos al estilo de Wikis.

En Google Sites ahorrarás tiempo y dinero en la construcción de sitios y ya no tendrás que pelearte con Microsoft SharePoint.

Estos sitios web se realizan fácilmente por los empleados teniendo los permisos sobre la cuenta principal dentro del dominio de Google Apps.

También puedes integrar y organizar la información de otros programas dentro de Google Apps, como Google Docs, Hojas de Cálculo, Calendario y Correo Electrónico.

Lo Malo: A pesar de su flexibilidad, hay muchas otras maneras de desarrollar un espacio web público más efectivo, llámese Facebook, LinkedIn o Twitter. Los negocios pequeños podrían encontrar algo de complejidad en Google Sites.

En Conclusión: No te deshagas de tus herramientas de desarrollo web aún. Los sitios Google pueden ser confusos para las empresas pequeñas sin experiencia en tecnología.

Google Voice

Lo Bueno: Es un intento de reinventar el concepto de la telefonía, complementada con notificaciones y alarmas. Cuando un usuario llama a tu número de Google Voice, escucha una grabación mientras se localiza alguno de tus números registrados o bien es enviado directamente al voicemail. Google Voice también ofrece múltiples saludos personalizados, opciones para transcribir y compartir tus mensajes, así como la opción para llamadas internacionales.

Lo Malo: Está claro que es demasiada tecnología buscando la resolución a un problema. El uso de la telefonía en los negocios sigue siendo uno de los aspectos básicos de la vida empresarial, así que pensar que todas las llamadas de negocio sean atendidas por un operador automático de Google puede ser una proposición poco factible. Además, se han tenido problemas en la calidad de las llamadas internacionales y en las transcripciones.

Conclusión: Muy poco factor de productividad. Los usuarios están acostumbrados a utilizar el teléfono en la manera convencional por lo que es difícil que cambien sus hábitos.

Google Wave/Google Buzz

Lo Bueno: Wave es el intento de Google por crear una herramienta que permita a los usuarios crear y compartir contenido en tiempo real en la nube como si no existiera un navegador de por medio. En cambio Buzz ofrece la parte de social media a la amplia gama de productos de Google al permitir a los usuarios recolectar ideas, clips, fotos y videos en línea y compartirlos entre un grupo donde cualquiera puede comentar en ellos. Ambos son simplemente tecnología fabulosa.

Lo Malo: Herramientas tan vanguardistas como estas requieren de equipos que comprendan exactamente como funcionan; la mayoría de los negocios pequeños simplemente no tienen el tiempo o los recursos para capacitar a su personal de forma efectiva. Además Wave dejará de tener soporte por parte de Google, por lo que deja su status de Labs y pasa a ser un producto descontinuado.

Conclusión: No te desgastes utilizándolo hasta que estén integradas las funciones dentro de Google Apps.

Google Spreadsheets

Lo Bueno: No mucho. Ésta es la herramienta más débil de Google Apps.

Seguramente obtienes las funciones básicas de Google Spreadsheets y algunos trucos muy atractivos (tales como la actualización en tiempo real de datos en la web y compatibilidad automática con Excel o cualquier archivo .xls, .csv). Incluye impresionantes características sobre la función autocompletar que le permite no volver a escribir los mismos términos una y otra vez, la habilidad para arrastrar columnas a una nueva localización, y una característica de copia optimizada que te duplica con un solo clic.

Lo Malo: Resulta que colaborando con Google Spreadsheets no es lo que algunos pensaban que era. La mayoria de las empresas pequeñas quieren a una o dos personas manejando su contabilidad/ventas. Además, Google Spreadsheets es bastante limitado en comparación con Excel, particularmente cuando trabaja en ambientes de 64-bit. Para poner datos en Google Spreadsheets puede ser algo molesto, las líneas algunas veces pueden desaparecer sin previo aviso. Y la inmovilización de paneles es complicada. Fans de Microsoft Excel, prepárense para ser decepcionados.